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数码照片档案和云计算
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                                                      数码照片档案和云计算
                                                                                                        文/范秀琴
数码照片是近几年在高校、机关、企事业单位(以下称单位)大量产生的电子文件,由于其在纯电子环境下产生,依赖计算机管理,保存在只读光盘上,在归档和移交过程中遇到许多问题。按目前的规定,为保证数码照片档案的真实性,采取了数码照片和说明文字相互制约的登记措施,在没有计算机软件辅助的情况下,数码照片的管理费工费时。按照要求,档案员要从摄影者报送的许多数码照片中挑选需要归档的照片,再把挑选好的数码照片送还给摄影者写说明。待摄影者写好说明后,要根据数码照片所在的年度、保管期限和照片组,在硬盘上建立一层套一层的文件夹结构,把数码照片放在特定的文件夹中。每张数码照片归档时,档案员要以此为依据更改数码照片的文件名;再对文件夹内的一个或多个照片写说明,如本文件夹内有多少张数码照片,它们都属于哪个年度、哪个保管期限,哪个照片组等;每个单位还要配备数码照片档案管理软件,将数码照片的说明录入数据库中,此数据库格式还要与档案馆的数码照片管理软件格式兼容,以便日后能对接;档案员还要会刻盘,以便对数码照片进行备份和向档案馆移交,而且刻盘的时候要把数码照片和它对应的说明刻在一张盘上。这些操作对没有一定的计算机知识的人来说很难完成。
在目前的数码照片管理过程中,大都采用U盘、光盘为载体来交换数码照片,数码照片要经过几次复制、粘贴、刻盘才能最终固定自己的存储位置,然后才能为数码照片写说明。数码照片在单位保存5年后,需要向档案馆移交,这时,数码照片需要再次经历迁移过程,非常容易产生数码照片和说明文件对应不上的情况。
近几年,许多省、市、自治区档案出台了相近的管理办法,在2012年3月,国家档案局公布了行业标准<数码照片档案管理规范》(征求意见稿)。此国家标准将覆盖全国众多行政机关、事业单位、企业、乡镇,应用范围非常广。比起以前的纸质照片档案管理规定,数码照片已不可能用手工登记和操作,完全依赖于计算机软件和硬件来完成,采用云计算的方法非常适合数码照片的管理。
对单位和档案馆来说,最好从一开始就在云计算平台进行工作,摄影者也从一开始就把有价值的数码照片上传到云计算平台上的素材库中,素材库中的照片可作为新闻照片使用,删除没有价值的数码照片。部分数码照片素材经过鉴定作为档案长期保存,其实也保存在云计算平台上,只是赋予数码照片保管期限、档号等档案属性。在单位保存5年后,数码照片需要按有关规定向档案馆移交,这时,所谓的移交也只是在云计算平台上点点鼠标,在云计算平台内,从单位的逻辑位置换成档案馆的逻辑位置,省去了大量复制、粘贴、刻盘等等劳动。
由于目前计算机技术的限制,在数码照片本身上写照片说明,标明照片上的人物有困难,而按照照片档案管理的要求,一张照片要标明时间、地点、人物、背景、摄影者、事由等6要素,只更改数码照片的文件名的方法无法将全部6要素标明,一般的作法是,将同一年度,同一保管期限的数码照片保存在文件夹中,把6要素写在数据库或文本文件中,然后在数据库中建立数码照片与数据库记录的对应关系。不过,由于数码照片需要从摄影者收集到档案室,再移交到档案馆,中间迁移数次,有一个从存储卡到硬盘,再到光盘的过程,以及筛选、鉴定的步骤,每次都保持数码照片存储位置与数据库记录的对应关系,是个非常累人和容易出错的工作。如果各机关、单位、企业还按各自理解的方法在本数据库来管理数码照片,成本将会很高,也没有这样的技术实力。如果采用在云计算环境下管理数码照片,许多单位的摄影者、管理者、利用者、长期保存者可方便地管好自己的数码照片,从而建立一个在云计算平台下的可用服务。
呼和浩特市元泰电子科技有限责任公司在互联网上建立了一个有部分自动功能的数码照片管理网站,可依据用户填写的年度、保管期限等内容对数码照片进行更改文件名、更改文件夹、写说明等自动化操作。用户填写的说明都和数码照片所处的文件夹、所在年度、排列位置有关,相互制约,牵一发而动全身,从而保证数码照片的真实性。如果用户对数码照片在该年度的排列位置进行调整,网站就会自动更改数码照片的组说明、文件名、文件夹位置等,这些操作非计算机而无法完成。不过,这些还没有完全利用到云计算的优势,笔者认为,还要做下面的工作。
1.建立摄影者、数码照片鉴定者、数码照片保管者、数码照片利用者的关系。数码照片有自己的特点,第一,必须由摄影者写说明,不在场的人不能准确写出数码照片的时间、地点、人物、背景等6要素,即非摄影者很可能对照片上的人一无所知,玟点与纸质文件有所不同.一般识字的人看着纸质文件就能够登记文件题名、责任者、日期等;第二、如果数码照片被鉴定为应归档照片,由档案员来确定照片的照片号,即照片在该年度档案中的排列位置,这意味着,数码照片在由档案员决定归档后,再由摄影者写详细的说明;第三、数码照片的存储位置由数码照片的年度、保管期限和组来确定,组内照片若有调整.必须修改该组说明;数码照片的组说明与全部数码照片的数据库记录有对应关系,组说明进行调整,数据库记录必须调整,反之,数码照片的数据库中的说明进行了改动,必须修改数码照片的组说明;第四、数码照片使用的只读光盘限制了数据库与光盘上的组说明之间的互动,也限制了在光盘刻录完成后再续新的数码照片,数码照片和对应的刻盘必须一气呵成。所以,数码照片与一般的电子文件有着很不同的特点。
2.建立数码照片保管者和利用者之间的良好关系。目前,数码照片管理过程中的重复劳动很多,管理者和利用者的沟通也不顺畅。有的摄影者怕恶意侵权,或出于私心,不愿将自己在公务活动中拍摄的版权属于单位的数码照片交给单位;有的新闻干事愿意将包含数码照片的新闻稿件上传到单位网站,却不愿意再费工夫为交档案馆的数码照片写说明,向档案馆移交;如某大学网站的新闻中有许多值得归档的数码照片,档案员自己下载后却发现像素太低,不值得保存;网站上有关学校活动的新闻照片,档案室却无法将说明直接导入档案室的数据库,还得采用重新录入的方法,如看着网站的内容自己再重新写左起第几人为校长,第几人为某国来访者等。元泰电子科技有限责任公司建设的数码照片管理网站可视为一个小的云计算平台,它采取为摄影者和数码照片利用者提供不同账号,鼓励摄影者上传数码照片,并限制利用者的权限,有可取之处。权限大的用户可以打开全尺寸的照片显示在单位网站上;而权限小的用户可能只能看到清晰度较低的数码照片,如果想看到高清数码照片,需要得到摄影者的授权。云计算平台可为单位的新闻网站提供访问权限,让单位网站和档案室直接从云计算平台提取数码照片,共享数码照片和照片说明。
3.进一步研究把×ML格式的说明嵌入到数码照片属性中的标准。如果借助XML语言实现全国范围内数码照片中说明文字格式的标准化,借助云计算平台,可以更好地实现数码照片管理从收集、整理到移交,从单位到档案馆在管理上的质的飞跃,这已经超出了本文探讨的内容了,有待于我们继续努力研究探索。圈作者单位:内蒙古农业大学档案馆010018)参考文献1.穆林、其其格,将元数据嵌入到电子文件中,《档案学通讯》,2004,(4)2.穆林,内嵌元数据的电子文件管理,《档案学研究》,2005,(5)
来源:中国档案 2013年1期
 
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